結婚式二次会ゲストの参加率を上げる、招待状の運用方法

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結婚式二次会を開催するにあたって、一番重要なこと。

幹事を誰に頼むか、会場をどこにするか、会費をいくらに設定するか。

もちろんそれも大事なことですが、そもそもゲストに参加してもらえないと結婚式二次会は成立しません。(当たり前ですが)

予定していた人数が集まらないと予算も減ってしまい、気に入った会場の最低保証がクリアできず予約をキャンセルしなくてはいけなくなった、なんてことは実は少なくありません。

そんな事態を防ぐためには、早めに呼びたいゲストのリストアップをして、前もって招待状を送り、定期的にリマインド(確認のアナウンス)をしていくことが大事です。

二次会の招待状は、披露宴の様に紙で作成して郵送することはまれで、メールやLINEでのアナウンス、確認で済ませている方がほとんどかと思います。

今回は便利な出欠サイトのご紹介を中心に、二次会の招待をする際の注意点をまとめてみます。

 

ゲストに招待を開始するタイミング

先ず結婚式二次会の招待を開始する時期ですが、目安はパーティー当日から逆算して3~4か月前が良いでしょう。

招待状(メール)に記載する必要がある情報の中に

  • 開催日時(受付時間)
  • 開催場所
  • 会費

があるため、あらかじめ二次会会場を確定してから招待状を作成する必要があります。

また、結婚式・披露宴の招待状を作成する時期が開催日の3~4か月前となるケースが多く、それから「披露宴からの出席者」「二次会から改めて招待したいゲスト」を選んでリストを作成していくため、それより前に二次会の招待状を作成することは難しいです。

逆に直前(1ヶ月前など)から招待を開始してしまうと、既にゲストの予定が入ってしまっている可能性が高くなり、思っていたより出席回答が得られなかった、という事態になってしまいます。

折角二次会を開催する訳ですから、できるだけ招待したいご友人には多く参加をしてもらいたいですよね。

もし二次会の幹事を頼まれた場合も、ゲストの人数=二次会の予算になるケースがほとんどのため、新郎新婦の二人に頼んで早めにゲストへの招待を開始してもらいましょう。

まだ会場や会費などが具体的に決まっていない時は、せめて披露宴に招待しているゲストに「二次会も予定しているから、後ろの予定も空けておいてね!」と声を掛けておくだけでも出席率は違ってくるので、新郎新婦にお願いしておくのがよいですね。

招待状のツールをご紹介

さて、結婚式二次会に招待するゲストのリストや、会場・会費などの記載する内容が固まったら、いよいよ招待状を作成していきます。

二次会は披露宴と違って紙の招待状を作成するケースはまれで、ほとんどがメールやラインなどの電子媒体を使います。

ここでは、便利な無料出欠サイトのご紹介をしていきます。

facebookのイベントページ

大手SNSサイトfacebook上で、イベントページを作成することができます。
もちろん無料です!

招待したい友人を選んで一斉送信できたり、出席、欠席、未定などの状態をリアルタイムで確認できるのがメリットです。

デメリットは、やはりfacebookのアカウントを持っていないゲストには招待をしにくいのと、アカウントを持っていてもほとんどfacebookを利用していないゲストには招待を見落とされる可能性もあります。

従って、facebookのイベントページだけで全てのゲストに招待を送ることは難しく、他のラインやメールといったツールとの併用が必要になってきます。

facebookの公式ページでは、イベントページの作成方法などが詳細に載っていますので、是非参考にしてみてください

二次会アシスト

二次会アシストは二次会の招待用ホームページとしては、最も古くから使われている無料ツールです。

私も二次会の幹事の仕事をするようになってから、かなりお世話になっていました。

ゲストからの出欠を管理できる他、写真やコメントを集めたりできる機能が付いています。

ただ、アカウントの設定方法が若干面倒で(慣れている人にとっては気にならないのですが、、)、「こんな煩わしいならやっぱりメールとExcelを使おう」と途中で挫折してしまう方も少なくないようです。

また、デザイン面やスマートフォン対応も、他の新しいツールと比較すると若干物足りなさを感じるかも?

招待するゲスト数が100名以上の場合は有料オプションを適用する必要もあり、大人数のパーティーでは完全無料といかないところも、他のツールと比べて融通が利かない点です。

weddingday

weddingdayは、無料で手軽に招待用ホームページが作成できるツールです。

アプリではないので、ゲストにアカウントを作成したり、アプリをダウンロードしてもらう必要もありません。何といってもweddingdayの良さは、そのシンプルで分かりやすいデザイン・使い方にあります。

スマホ対応や選べるデザインも豊富で、個人的にも最近はもっぱらweddingdayさんにお世話になっています。

有料版でサイトにアクセス制限(パスワード)をかける機能や、会費を事前決済できる機能が使えますが、出欠管理やCSV(リスト形式)での名簿ダウンロードなど必要十分な機能は無料版で利用できますので、お金を掛けずに便利に招待状を作成したい場合は、おすすめのツールです!

出席回答の締め切り期日

結婚式二次会の招待状に記載する情報として、回答期限があります。

参加人数の確定が必要となるのは、二次会会場に人数を申告するタイミングとなりますので、会場によって異なりますが1週間~10日前が目安となります。

ただし、ぎりぎりのタイミングを期限とするより、余裕をもって締め切りを設定しておきましょう。

回答期限を過ぎても返事がないゲストには、ぎりぎりのタイミングまで直接メールや電話で参加を促してみることが大事です!

これはビジネスの世界でも言えることですが、不特定多数に向けられたアナウンスより、個別に勧誘された方が効果的です。

二次会の場は久しぶりに旧交を温める機会でもありますので「久しぶりに〇〇くん(さん)と会って話もしたいし、もし予定が入っていなかったら是非来てもらえたら嬉しいな!」と声を掛けてみましょう。

これだけで、参加率が高まること間違いなしです!

何事も早めの準備がポイント

結婚式二次会は、新郎新婦が来てもらいたいと思ったゲストに、できる限り参加してもらうことが重要です。

そのためには、他の予定(特に結婚式の日取りは重なることが多く、既に他の結婚式・二次会の予定が入ってしまっている、ということが意外に少なくありません)が入ってしまう前に、早めにアナウンスをしておきましょう。

その際には無料で利用できるツールも役に立ちますが、会場が決まる前に「二次会もあるから予定を空けておいて」と声を掛けておいたり、期限を過ぎても返事がない方には「足を運んでもらえたら嬉しいな!」と、直接気持ちを込めて誘うことが、参加率を高める有効な方法になりますよ。

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