結婚式二次会の幹事って何をするの?

「私達の結婚式二次会の、幹事をお願いしたいと思ってるんだけど…」

仲の良い友人からこう頼まれて、2つ返事で引き受けてしまう人は多いはず。

でも、過去に幹事の経験がないと、結婚式二次会の準備って具体的に何をすればよいのか、何から始めればよいのかが分からず、途方に暮れてしまいます。

今回は、私が仕事としてお客様の結婚式二次会のサポートをさせていただいている立場から、幹事は実際にどのような準備・作業をしているかをまとめていきます。

かなり細かい内容まで網羅していますので、幹事をされる方はご自身の準備に抜け漏れがないか、チェックをしながら進めていかれることをおすすめします!

 

参加ゲストへの招待アナウンス

招待をするゲストのリストを作成

結婚式二次会を開こうと考えた際に、真っ先に始めていただきたいことは、ご招待するゲストのリストを作ることです。

結婚式・披露宴から出席されるご友人から始まり、二次会から招待されるご友人をリストに加えていきます。

披露宴では着席スタイルのため、ご招待されるグループごとの人数や、新郎側・新婦側の人数のバランスを気にする必要がありますが、二次会は立食がメインのため、バランスは特に気にしなくても大丈夫です!

折角二次会を行うのですから、披露宴には招待できなかった方を含め、できるだけ沢山のご友人を呼んで賑やかに盛り上がるのが良いと思います。

ただ、知り合いが新郎新婦の二人以外誰もいない、とならないように、繋がりがあるグループから2人以上はご招待するようにしてあげましょう。

各ゲストへの出欠確認

招待するゲストのリストを作成した後は、結婚式二次会の案内を送ります。

披露宴と違い、招待状(紙面)を印刷して送付する必要はございませんので、メールやSNS、メッセンジャー(LINEなど)を使って二次会の内容をアナウンスします。

時期としては、二次会開催の3か月前が目安となりますが、披露宴の招待状を送るのがちょうどそのくらいの時期になるため、必然的に二次会のアナウンスはその後になります。

招待用ホームページを作成

結婚式二次会二次会では、披露宴とは違いゲストへの招待を、手紙ではなくメールなどで案内される場合がほとんどです。

最近では、無料で利用できる招待用ホームページなども多数ございますので、是非活用してみて下さい。

  結婚式二次会ゲストの参加率を上げる、招待状の運用方法 宴索のまとめblog記事

 

貸切会場の予約

ゲストへの招待アナウンス後に、大よその参加予定人数が分かったら、次に開催会場を抑えます。

もちろん、招待アナウンスを送ったゲスト全員から回答がくるのは、開催直前になることが多いため、それを待ってから会場を探すとタイミングとしては遅くなってしまいます。

折角理想の会場を見つけても、開催予定日に別の予約が入ってしまっていては台無しなので、できるだけ早めに会場は抑えることをおすすめします。

開催会場の候補をピックアップ

結婚式二次会の会場を予約する際には、様々な気を付けなければいけないポイントがあります。

二次会とは言え、一生に一度の大切な記念のイベントなので、雰囲気や店内のイメージが気に入った会場で決めたい気持ちはもちろんあるかと思います。

ただ、雰囲気だけで会場を選んでしまうと、後で悔やむことになるケースも少なくないので、予算やレイアウト、サービス面なども考慮して選定していきましょう。

  結婚式二次会・貸切会場探しに失敗しないための5つのポイント 宴索のまとめblog記事

候補会場の下見

会場候補をある程度絞ったあとは、できるだけ早めに下見をされることをおすすめします。

当然、人気の会場は他の新郎新婦様にとっても魅力的な会場となりますので、別の予約で埋まってしまう前に行動に移りましょう!

もし新郎新婦様が遠方に住んでいて、直近で下見に行ける予定が組めない時は、幹事を頼む予定のご友人に、代わりに下見をしてもらう手もございます。

会場によっては、下見までの「仮予約」を取ってもらえるところもありますので、気に入った会場があったら先ずは問合せてみましょう。

会場予約の手続き

実際に下見をしてみて、条件が合う会場が見つかったら、本予約の流れになります。

ただし、会場を本予約した後は、キャンセル料金が発生するケースが多いため、本予約の前に再度ゲスト人数を確認しましょう。

本予約後に会場を変更しなければいけなくなる原因としては、ゲスト人数が想定より増える、または減ってしまうという理由がほとんどです。

特にゲスト人数が減ってしまうと、会場の最低保証金額をクリアできずに、新郎新婦様の自己負担金が膨れ上がってしまう要因にもなりますので、本予約の前には改めてゲストの参加予定人数をしてべることをおすすめします。

 

当日のタイムスケジュールの作成

開催会場を予約した後は、当日のタイムスケジュールを作っていきます。

通常ここからの準備は、新郎新婦様からご友人の幹事様にバトンタッチされるケースが多いのですが、その場合はできるだけ早めに依頼をしてあげましょう。

幹事代行会社などに依頼をする場合は、直前であっても対応してもらえる場合もありますが、友人などに依頼をされる場合は、遅くとも2か月前には相談をされると良いですね。

会場の貸切時間など条件を確認

結婚式二次会などの貸切パーティーを開催する場合は、実際のパーティー時間の前後に、受付や撤収などの時間が必要となります。

できれば会場の予約前に、貸切で使用できる時間は確認しておくべきですが、念のためタイムスケジュール作成時にも、改めて貸切時間をお店に確認しておきましょう。

タイムスケジュールの大枠を作成

一般的な結婚式二次会では、以下の様な構成でタイムスケジュールを組んでいきます。

セレモニー

結婚式二次会ならではのセレモニーとしては、主役である新郎新婦様の入場・退場の他、ウェディングケーキカットなどのイベントがございます。

特に入場・退場のシーンは、ここがグダってしまうとゲストの印象も悪いので、しっかり段取りをしておくことが重要です。

【新郎新婦様入場までの段取り】

  1. 新郎新婦様が、式場を出発したタイミングで幹事様に電話で報告
  2. 新郎新婦様が、二次会会場到着の直前に、幹事様に電話で報告
  3. 幹事様が新郎新婦様を出迎えて、着替えなどの荷物があれば先に会場内へ運ぶ
  4. 幹事様が新郎新婦様を会場入り口まで誘導して、司会者に準備OKを伝える
  5. 司会者が入場アナウンス→入場曲再生→新郎新婦様ご入場

といった流れを最低限確認しておくことで、スムーズな入場セレモニーを行うことが出来ます。

映像

結婚式二次会で流す映像は、披露宴で使用した映像も含めると

  1. オープニング映像
  2. プロフィール映像
  3. エンドロール映像
  4. 余興映像(サプライズ含む)
  5. ゲームスライドショー
  6. 写真スライドショー

などがあります。

他の進行内容との関係も考慮し、どの映像を流すか、新たに作成の必要があるかを検討しましょう。

また、それぞれの映像をどのような媒体で持ち込むのか、予約された会場で流すことができるかも、併せて確認します。

BGM

結婚式二次会で使用するBGMとしては「再生するタイミングが決まっているBGM」と「ランダムで流すBGM」の2種類がございます。

入場など各セレモニーごとには、そのシーンに合ったBGMを用意します。

ランダムで流すBGMとは媒体を別にしておくことで、誤って受付中に入場シーンで使用するBGMが流れてしまうといったミスを防げます。

余興

余興は、ゲストが全員参加のビンゴ大会やクイズ大会などと、その他特定のゲストからの「出し物」があります。

また、新郎新婦様へ向けたサプライズの余興もあります。

ただ、あまり余興が多いとその分歓談の時間が短くなることになります。

折角ゲストを招待したのに、二次会中新郎新婦様と一言も話せなかった人がいる、なんてことにならないように、余興は多くても2、3個程度におさめるようにしましょう。

 

幹事の役割分担

当日の進行の大枠を作成した後は、幹事それぞれの役割分担をしっかりと決めておきます。

進行を作成する前に役割を決める場合もありますが、役割の負担が偏らないように、ある程度の進行内容を話し合った後に分担する方がおすすめです。

司会者

最も負担が大きく、そして責任も重大な役割が、司会者です。

タイムスケジュール通りにパーティーを進行していくことはもちろん、お酒が入ったゲストの注目を集めたり、ゲームでは率先して盛り上げ役となったり、かなりのスキルが求められます。

そのため、二次会中は飲食がほとんどできないばかりか、1次会(披露宴)にも出席している場合は、当然そこでもお酒を控えておく必要があります。

もし初めての司会者にお願いをされる場合は、1人ではなく最低2人は司会者を立ておくと、本人にかかる負担も軽減できます。

受付

結婚式二次会の受付担当は、ゲストからの会費を預り、ゲームで使用する配布物などを渡す役割があります。

そのため、必ず受付開始前に会場に到着しておくことが義務付けられ、もし受付担当が時間に遅れてしまうと、会全体の進行に影響が出てしまうため責任も大きいです。

また、二次会の場合は開宴後に遅刻して来場されるゲストもいらっしゃるため、基本的にはお開きまで受付に待機することが求められます。

そして、計算上の会費合計額と、実際の金庫の中身の現金に相違が無いか、カウント・計算する必要がございますので、ただご祝儀袋に入っているお金を受け取るだけで良い披露宴の受付担当より、確実に負担は大きくなります。

音響操作

司会者のアナウンスに合わせて、BGMを再生するのが音響操作担当です。

こちらの幹事様も、受付前に会場に到着し、できれば司会者とリハーサルしておくことをおすすめします。
司会者のアナウンスと呼吸が合わず、「新郎新婦、ご入場です!」の後に微妙な間が続いてしまったりすると、とてもカッコ悪いです。

また、可能であれば機材の操作方法を、前日までに会場に下見に来て確認しておきましょう。

会計・精算

会場に対して参加者の人数を報告し、飲食代他の費用を会費から支払います。

基本的には受付担当が会の精算まで対応するケースが多いですが、あまり受付担当者に大きな責任を負わせたくない場合は、代表幹事か新郎新婦様本人が、送賓後に清算を対応されることもあります。

代表幹事

当日のタイムスケジュールはもちろん、新郎新婦様との連絡窓口や、各担当幹事がどのような役割を担っているかなど、結婚式二次会に関する全ての情報を把握している、文字通り幹事のリーダー役を担うのが代表幹事です。

事前の準備期間においては、新郎新婦様と他の幹事とを繋ぐ役割もするため、当然負担も最も大きくなります。

また、代表幹事は二次会当日のタイムキーパー役となり、様々なハプニングや不測の事態に対して、どのように調整するかの判断をする必要があります。

例えば新郎新婦様の到着が大幅に遅れてしまった場合に、どの進行を削る、または短縮するのかをその場で判断する、などです。

実は意外とこの代表幹事不在のまま準備を進めてしまうケースが少なくありません。

二次会当日に「あれっ、これは誰が担当しているの?」「このことは誰に聞けばよいの?」と幹事の皆さんがテンパってしまわないように、必ず事前に代表幹事を決めておくようにしましょう。

代表幹事役が、他の役割を兼任する場合は、受付担当か司会者がおすすめです!

余興担当

ダンスや映像の余興を予定している場合は、必ず各余興ごとに代表者を1人決めておきましょう。

余興準備の進捗は、全体のスケジュールや準備に影響してくるため、代表幹事がこまめに余興担当と連絡をとって情報を共有しておくことが、余興の成功のためには不可欠です。

 

景品・荷物の手配

結婚式二次会の内容によって、用意する荷物やアイテムは様々です。

ここでは、オーソドックスな結婚式二次会で必要となる荷物を、事前に準備をしておくものと開催日当日に搬入するものとに分けてご紹介します。

新郎新婦様でないと分からない内容も多いため、ご友人幹事は事前に荷物の有無を本人に確認しておくことをおすすめします。

事前に会場へ搬入する荷物

先ずは、開催日前日までに準備しておく(準備ができる)荷物をご紹介します。

景品

結婚式二次会のゲームで必要な景品です。

最近はAmazonなどのネットショップで購入し、直接二次会会場宛てに郵送されるケースが多いです。

その際は、事前の荷物の預かりが対応できるかどうかを、必ず事前に会場へ確認をしておきましょう。

プチギフト

パーティーのお開き後、新郎新婦様がゲストのお見送り時にお渡しするギフトです。

こちらも景品同様に、事前に二次会会場へ郵送することをおすすめします。

ただ、事前の荷物の預かりはできても、冷蔵の保存などは対応できない会場がほとんどなので、プチギフトがチョコレートなど溶けやすい物である場合には注意が必要です。

大きな装飾物

バルーンや等身大パネルなど、人手による搬入が難しいサイズの装飾物は、事前に会場宛てに輸送できるか、景品と一緒に確認しておきます。

結婚式二次会当日に会場へ搬入する荷物

次に、披露宴で使用するアイテムや、直前まで用意ができない印刷物など、パーティー当日に幹事や新郎新婦様が二次会会場に持ち込む必要がある荷物をご紹介します。

披露宴会場からの荷物

披露宴会場で使用した荷物を、二次会会場でも使用する場合は、披露宴・二次会両方に出席される友人に搬入を依頼しておきましょう。

映像メディア

進行の際に確認をした、二次会中に上映映像の多くは、披露宴でも使用している物が多いです。

特に、結婚式・披露宴の様子を撮影した映像を、その場で編集してもらえるエンドロールムービーは、当然開催日当日でないと用意ができないので、二次会でも使用する場合は会場に持ち込む担当と併せて確認しておきましょう。

装花

披露宴会場で使用したお花を、お開き後に持ち出せる場合は、式場のプランナーさんに二次会でも使う旨を袋詰めの依頼と併せて伝えておきましょう。

全ての花を持っていくと大量になってしまうので、最低限新郎新婦様の高砂用の花だけでも二次会会場に持っていくことをおすすめします。

ウェルカムグッズ

ウェルカムボードや写真など、二次会会場でも受付周りに飾っておくと、それだけで雰囲気が華やかになるものです。

ただ、ウェルカムグッズには嵩張ったり割れ物が少なくないので、二次会会場に持っていく場合は注意が必要です。

音源メディア

BGMを編集したCDや、iPadなどの端末も、当日持ち込む荷物となります。

CDの再生確認などのため、事前に二次会会場に郵送してチェックをしてもらう場合は、必ずコピーを用意しておき、当日も予備として持ち込むようにしましょう。

機材

精密機械は高価なものとなり、やはり事前に郵送した場合は紛失や破損などが心配になるので、開催日当日に持ち込むことをおすすめします。

パソコン

パソコンを持ち込む場合は、会場の出力端子(ケーブルの提供があるならケーブルの種類)を必ず事前に確認しておきましょう。

基本的に映像端子は

  • HDMIケーブル(デジタル)
  • D-sub15pinケーブル(アナログ)

の2種類が基本で、どちらかのみに対応しているパソコンも多いので、事前の確認は必須です。

MP3プレーヤー

音源をCDではなく、iPodなどMP3プレーヤーで持ち込まれる場合も、必ず事前に出力端子や対応ケーブルの用意があるかを、会場に確認しておきます。

印刷物

進行表などを印刷した書類関係も、直前まで修正が入ることが多いので、開催日当日に持ち込むリストに入ります。

司会台本

司会者用の台本は、意外と用意をされない幹事も多いのですが、簡単な内容でも構わないので作成しておくと安心です。

特に会場の注意事項(喫煙場所やドリンクの開始、オーダーストップの時間など)や、音響担当者へのQ振り(合図)は必ずアナウンスが必要となるので、司会台本に記載しておきましょう。

名簿リスト

名簿のリストも、意外と用意が漏れてしまうことが多い書類です。

新郎新婦様から幹事に共有される場合、会費やフリガナが入っていない場合も少なくないので、あらかじめ名簿リストに必須の項目を入れたひな形を用意してから、共有するにようにしましょう。

進行表

当日のタイムスケジュールは、一目で見て全体が把握できるよう、できるだけ1枚にまとめて、かつ文字を大きく印刷することをおすすめします。

また、完成版は当日の持込で良いのですが、会場側と共有しておくとアドバイスなどもらえることがあります。

暫定版でも構わないので、必ず事前に会場担当者と共有しておきましょう。

会計精算表

パーティー当日に、会場へ精算をする際に便利なのが、この会計精算表です。

収入として、

  • 会費の合計
  • お釣銭の額
  • 新郎新婦様の自己負担金

支出の欄には

  • 飲食代金
  • オプション代金
  • その他経費
  • 会費の余り

を作っておき、当日の収入と支出がバランス(同じになる)すれば良いように、受付・精算の担当者に伝えておきましょう。

荷物リスト

事前搬入、当日持込の荷物をリストにした書類も、印刷しておくと便利です。

開催日当日の受付前の準備は、先ずこのリストにある荷物が全て揃っているかを確認することから始めましょう。

その他小物アイテム

小物や文具関係は、会場が無料で貸出しをしてくれる場合もありますので、事前に持込が必要かを確認しておきましょう。

チェキ&フィルム

チェキは、本体は会場で貸出しがあっても、フィルムは持ち込む必要がある場合がほとんどです。

念のためチェキ本体の型番を確認して、間違ったフィルムを購入しないように注意しましょう。

ペンやテープなど文房具

意外と忘れがちなのが文房具関係のアイテムです。

受付用のペン、抽選箱を組み立てるテープなど、忘れずに用意しておきましょう。

抽選箱

パーティーのマストアイテム・抽選箱は、100円ショップなどで購入ができます。

組み立て式の箱は嵩張らず荷物にもならないので、おすすめです。

金庫

ゲストから預かった会費を入れておく金庫も、必須のアイテムとなります。

会場に用意がなく持ち込む必要がある場合は、お札が縦に2列以上おさまる大きさの金庫を用意することをおすすめします。

お釣銭

当日のお釣銭は、最も準備を忘れてしまうアイテムの一つです。

特に結婚式二次会当日は土日の場合がほとんどのため、当然銀行窓口もしまっていますので、必ず事前に両替して用意しておきましょう。

 

会場への連絡

結婚式二次会を開催予定の会場へは、事前に報告が必要な項目があります。

共有が必要な項目は会場によって異なるため、こちらも会場担当者に事前に確認を取っておきます。

また、基本的に窓口は代表幹事が担うことが多いのですが、飲食プランの確定など、金銭面の内容は新郎新婦様の判断が必要となりますので、幹事と新郎新婦様の分担も事前にしておきましょう。

事前の打合せ

会場によっては、最低1回は来店をしてパーティーの内容を直接共有することを求められます。

その場合も、打合せ当日までに何を決めておく必要があるか、打合せで何を報告する必要があるかを、会場担当者に事前に確認をしておきましょう。

最終の人数・プランを確定

参加人数や飲食プランを事前に確定させる必要がある場合は、その期限と誰が会場へ連絡するかを決めておきます。

また、電話だけの連絡だと、会場側で共有が漏れてしまうこともあるため、できればメールなど形が残るもので報告しておくと安心です。

オプション(ケーキなど)を確定

オプションの確定期限は、最終人数の確定より早いタイミングで締切期日が設定されていることが多いので、忘れずに連絡をするようにしましょう。

進行表など共有

当日のタイムスケジュールは、大枠が固まった時点で、できるだけ早めに共有しておくことをおすすめします。

特に余興内容によっては、会場側からNGが出てしまう可能性もあり、直前で修正が必要にってしまわないように、こまめにスケジュールは会場と共有しておきましょう。

 

【まとめ】新郎新婦様とも役割分担することが重要

いかがでしたでしょうか?

結婚式二次会の幹事を任されると、開催当日を迎えるまでにこれだけの準備・作業を進めていく必要があります。

もちろん当日の仕事ぶりも重要ですが、何事も如何に準備を抜け漏れなく進めていけるかで、二次会の成功が掛かっていると言っても過言ではないのです。

そのため、結婚式二次会の幹事を頼まれた場合は、それなりの時間の確保が必要となるので、安請け合いして返って新郎新婦様や他の幹事に迷惑が掛からないかを、あらかじめ考えてから受けるようにしましょう。

また、新郎新婦様も友人に幹事を頼んだからあとは全部任せます!ではなく、こまめに進捗などを確認してあげて、自分達でできること(新郎新婦様にしかできない準備もあります)は責任を持って分担することが、スムーズに準備を進めるためのポイントになることを意識しましょう。